テレワーク、リモートワークを実践している企業がコミュニケーションツールとして「Web会議システム」を活用する場面が多くなりました。（Web会議とは：遠隔地点の相手と音声通信やビデオ通信によるやりとりを実現するツール。Webカメラやマイクがなくてもチャットやファイル共有は可能です）

無料版か有料版か、小人数向けか何千人単位で繋ぐのか、シンプル設計で十分か多彩な機能が必要なのか、企業内だけで使うのか他社の人間を招待するのか…。利用場面も様々なら選択肢も豊富に用意されています。

Web会議システムの有名処といえば

• Zoom Meetings
• Zoom Rooms
• Microsoft Teams
• Skype for Business
• Whereby
• Cisco Webex Meetings
• Cisco Webex Teams
• V-CUBE ミーティング

などなど。

いずれのツールも高額なカメラといった機材は必要なく、ノートPCやタブレット、スマホがあれば社内外の相手との会議・打ち合わせが比較的簡単に実現できます。
近頃は対面式セミナーの代わりに、この会議システムを使った「ウェビナー」も多く開催されるようになりました。またWeb会議システムを導入することで、会議や研修などのための出張が不要になるなど交通費や宿泊費などのコスト削減、移動時間を削減できるといったメリットも得られます。

ただし、Web会議ではインターネット上で顧客情報や機密情報を取り扱うこともあるため、セキュリティに細心の注意を払う必要があります。悪意の第三者による会話の盗聴、画面映像の盗撮、ファイル共有から機密情報が社外に流出する可能性もあります。

暗号化されたネットワークを介した通信ではなく、カフェや商業施設のフリーWi-fiを使って会議に参加すると不正アクセスのリスクは高まりますし、うっかり背後から重要情報を盗まれる危険も無いと言い切れません。

ネット回線は暗号化されていること、会議に参加する際には接続ID・パスワードを設定すること、参加する場所を限定することなどのルールを設定し、セキュリティ対策がしっかりしている製品を選ぶようにしてください。
まずは無料版で使い方に慣れたところで、有料版に切り替えるのがいいかもしれません。